こんにちは。チョッピーです。
本日の記事について
今回はチョッピーがプロジェクト運営のために必要だと考えているプロジェクト計画書について簡単にご説明します。
気付けば切羽詰まっています
いやぁ、困りましたね。今、朝の5時30分です。この記事は本日の朝10時に掲載予定。つまり最大でもあと4時間30分しか執筆にかけられる時間がない。
普段はさすがにもっと余裕のある時間に記事を書いているのですが、今日は前日の23時くらいから僕が今、関わっている「ふらとぴ」とは別の作業をし始めてしまって…。気付いたらこんな時間になってしまっていました。
さて、今日は何をテーマに記事を書きましょうか。プロジェクト管理についてでも書きましょうか。というのも先ほどまでやっていた作業もプロジェクト管理資料…正確にはプロジェクトを運営するための指針とするプロジェクト計画書を作る事だったので。
プロジェクトを円滑に運営するためにチョッピーが大切だと考えていること
とはいえプロジェクト管理って非常に奥が深いテーマです。これを本格的に述べようとすると本が何冊も必要となってしまうでしょう。ここではプロジェクトをキチンと動かしたかったら最低限、これだけはちゃんと考えておけ…と僕が考えているモノを端的に述べていくだけに留めたいと思います。
プロジェクト計画書を作る
なにはなくともプロジェクト計画書！ これが絶対に必要です。プロジェクト運営においては、この計画書が全ての拠り所になります。ここに以下の内容を書いていきましょう。
概要
プロジェクトの目的・期間などを記載していきます。ここに目的を書くことによってプロジェクト関係者全員に対し、該当のプロジェクトが目指すところがわかるようになります。
「そんなの書かなくても自明でしょ？」と思いますか？ 確かにプロジェクトの企画段階から参加しているメンバーはそうかもしれません。でも、プロジェクトって基本的に企画フェーズは少人数で実施し、それから徐々に人が増えていくものです。
仮にプロジェクト計画書が存在しない場合、途中から参画したメンバーはどうやってプロジェクトの目的を知るのでしょうか？
プロジェクトの目的って、一番大事なモノなのですが、いざプロジェクトが動き出すと途端にないがしろにされがちなのでキチンと明文化して「いつでも誰でもプロジェクトの目的を確認できる」状態にしておきましょう。
スコープ
該当のプロジェクトの担当範囲をキチンと明確化しておきましょう。
プロジェクトを進めていくと色々な課題が発生してきます。「コレをするためにはアレが必要。アレは誰の担当だっけ？」みたいな事がたくさん発生します。
この様な場合にプロジェクトの担当範囲をキチンと明確化していないと「アレが必要だからウチでアレも作っちゃうか」みたいな判断をしてくるメンバーが出てくる可能性もあります。そうなるとプロジェクトの担当範囲が際限なく広がっていきます。
そんなことになればスケジュールにも悪影響を及ぼすでしょうし、何かトラブルが発生した場合の責任分担もあいまいになってしまいます。
このような事態を防ぐために、必ず該当プロジェクトの担当範囲は明確化しておきましょう。
体制
プロジェクトの体制を表す表・図を作成しましょう。
複数チームが存在する場合はそのチームの名前・責任者・役割を明記しましょう。また、コミュニケーションのルートも体制図にて明示しましょう。これが曖昧な場合、断言してよいと思うのですがプロジェクトは失敗します。
また、意外と忘れがちですが体制図は自分の組織内の体制だけではなくプロジェクトのステークホルダー全てを含んだ図にしましょう。他組織の体制がわからない場合はまずは調査しましょう。これが曖昧な場合はプロジェクト失敗の可能性が増します。
スケジュール
プロジェクトのスケジュール全体像を記載しましょう。
横軸に時間とマイルストン、縦軸に工程、各セルにざっくりレベルのタスクを記載して、いつ、どのフェーズの何を実施する予定なのかが一目でわかるモノを作るとよいと思います。
ここで作った予定を狂わさない様にタスクを実施していきましょう。
コスト
予算です。プロジェクトを実施するためにあらかじめ必要だと算出された予算を書いておきます。予算管理の必要性は特にこれ以上、述べる必要はないと思いますので割愛します。
コミュニケーション
プロジェクト実施中のコミュニケーションルールを記載します。
プロジェクト実施中にどのような会議体があり、どのようなコミュニケーションツールをどのように使うのかを定義しておきましょう。
例えば週次定例であれば毎週何曜日の何時からどこでどうやって開催で、誰が必須参加者なのか、とか、メールを使うのであればメールタイトルのネーミングルールはどうするのか、など。
ここをしっかりと定義しておかないとプロジェクト開始後に情報が錯綜して全体の動きを把握するのがとても難しくなります。プロジェクト実施中には情報の管理が本当に大事です。ここを事前にちゃんと考えておくとプロジェクト運営が非常に楽になります。
本日の締め
本日の記事は以上です。現在、06:15。それなりの内容でそれなりの分量があるのですが、サクサク書けました。やはり知見のある分野の文章は比較的、簡単に書けますね…。
本日もふらとぴにお越し頂きありがとうございます。
プロジェクトは一度、歯車が狂い始めると修正がとてつもなく難しいので最初に最低限必要なモノはキチンと準備するのが大事だと思っています。
